Hướng dẫn sử dụng vBHXH online dưới đây giúp người phụ trách kiểm tra công việc từ chuẩn bị tài khoản đến ký, gửi và lưu kết quả. Hãy dùng cùng tài liệu của phiên bản đang sử dụng; tên màn hình và các lựa chọn có thể thay đổi theo cập nhật của nhà cung cấp.

Nội dung được rà soát ngày 23/10/2026. Đây là checklist thao tác và quản lý hồ sơ, không thay thế hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan BHXH.

Nếu cần xem ảnh minh họa và trình tự menu, mở bài hướng dẫn vBHXH bản Web có hình ảnh. Bài đó ghi rõ phiên bản tài liệu tham chiếu; hãy đối chiếu với hệ thống đơn vị đang sử dụng.

1. Chuẩn bị tài khoản và dữ liệu của đúng đơn vị

Mở hệ thống từ địa chỉ được cung cấp khi đăng ký dịch vụ hoặc đã được bộ phận hỗ trợ xác nhận. Không nhập tài khoản vào trang chỉ có tên hoặc giao diện gần giống. Sau khi đăng nhập, đối chiếu tên đơn vị, thông tin định danh, mã quản lý và người liên hệ với hồ sơ doanh nghiệp đang sử dụng.

Nếu doanh nghiệp có nhiều đơn vị hoặc nhiều người kê khai, xác định rõ tài khoản đang mở thuộc đơn vị nào và phạm vi công việc được giao. Chuẩn bị một bản dữ liệu người lao động đã được kiểm tra, có ngày cập nhật và người xác nhận, cùng tài liệu liên quan đến nghiệp vụ cần làm.

Kết quả cần có: đúng đơn vị, đúng người thực hiện và một bộ dữ liệu đã được xác nhận để đối chiếu khi nhập hồ sơ.

2. Kiểm tra môi trường ký trước khi lập hồ sơ

Đăng nhập được chưa bảo đảm có thể ký hồ sơ. Kiểm tra chứng thư số được đơn vị giao sử dụng, thông tin đơn vị trên chứng thư và thời hạn đang hiển thị. Nếu dùng USB Token, kiểm tra thiết bị và phần mềm điều khiển theo hướng dẫn của nhà cung cấp chữ ký số.

Công cụ ký trên máy và tiện ích trình duyệt cần phù hợp với hệ thống đang sử dụng. Xem hướng dẫn kiểm tra công cụ ký vBHXH và đối chiếu trang tài liệu, bộ cài vBHXH của Viettel-CA. Không dùng lại một bộ cài không rõ nguồn chỉ vì tên tệp giống hướng dẫn cũ.

Khi trình duyệt hoặc phần mềm bảo vệ chặn tải, dừng thao tác để xác minh đường dẫn, tệp và cảnh báo với bộ phận hỗ trợ. Không tự tắt bảo vệ hoặc bỏ qua cảnh báo để tiếp tục cài đặt.

Kết quả cần có: đã xác định được chứng thư sử dụng và môi trường ký phù hợp; nếu còn lỗi kết nối, xử lý trước khi gửi hồ sơ.

3. Xác định nghiệp vụ rồi nhập và kiểm tra bản nháp

Ghi rõ việc phát sinh, người lao động liên quan, kỳ cần xử lý và tài liệu dùng để đối chiếu. Chọn nghiệp vụ theo hướng dẫn đang áp dụng. Khi chưa rõ thành phần hồ sơ hoặc điều kiện của một trường hợp, kiểm tra với người phụ trách nghiệp vụ và nguồn của cơ quan BHXH trước khi nhập.

Sau khi nhập, lưu bản nháp theo chức năng của hệ thống và đọc lại từng người. Với danh sách nhiều dòng, đối chiếu thêm tổng số người và các trường hợp phát sinh riêng.

Kết quả cần có: bản nháp đã được đối chiếu và người có trách nhiệm xác nhận nội dung.

4. Phân biệt ký, gửi, tiếp nhận và kết quả xử lý

Sau mỗi thao tác, đọc thông báo mà hệ thống trả về. Ký thành công, gửi thành công, được tiếp nhận và có kết quả xử lý là các mốc cần theo dõi riêng theo thông báo thực tế. Không kết luận hồ sơ đã được giải quyết chỉ vì thao tác ký đã hoàn tất.

Nếu màn hình quay lâu hoặc báo lỗi, kiểm tra lịch sử giao dịch và mã hồ sơ đã phát sinh trước khi thao tác lại. Tránh gửi lặp khi chưa biết lần trước đã được ghi nhận hay chưa. Ghi thời điểm xảy ra lỗi và nội dung thông báo để bộ phận hỗ trợ có căn cứ kiểm tra.

Kết quả cần có: mã hồ sơ hoặc bằng chứng giao dịch, trạng thái đọc được trên hệ thống và bước cần làm tiếp theo.

5. Theo dõi hồ sơ còn chờ và lưu kết quả

Lập danh sách theo dõi gồm mã hồ sơ, nghiệp vụ, ngày thao tác, trạng thái mới nhất, người phụ trách và bước tiếp theo. Nếu có yêu cầu bổ sung, lưu thông báo gốc và ghi rõ tài liệu hoặc nội dung cần xác minh.

Đánh dấu riêng những việc đang chờ người lao động, nhân sự hoặc bộ phận khác cung cấp thông tin. Mốc nhắc việc nội bộ cần được phân biệt với thời hạn ghi trong thông báo hoặc quy định áp dụng.

Khi nhận kết quả, lưu thông báo và tệp liên quan vào nơi doanh nghiệp quản lý. Đặt tên theo mã hồ sơ, loại công việc và ngày lưu, giữ liên hệ giữa bản đã gửi với kết quả tương ứng để người được phân công có thể tra cứu và bàn giao.

Kết quả cần có: đã đọc phản hồi mới nhất, đã lưu tài liệu và không còn bước tiếp theo bị bỏ sót.

Xem hướng dẫn thao tác có hình ảnh

Xem hướng dẫn vBHXH bản Web có ảnh minh họa để đối chiếu các bước cài đặt, kê khai, ký gửi và tra cứu lịch sử giao dịch. Bài hướng dẫn ghi rõ phiên bản tài liệu tham chiếu; nếu giao diện khác hệ thống đang dùng, đối chiếu tài liệu hiện hành của Viettel hoặc liên hệ hỗ trợ.

Khi cần hỗ trợ, chuẩn bị thông tin gì?

Chuẩn bị địa chỉ hệ thống đang mở, thời điểm lỗi, bước vừa thực hiện, nội dung thông báo và mã hồ sơ liên quan. Ảnh chụp chỉ nên chứa phần cần đối chiếu; che thông tin cá nhân không cần thiết. Không gửi mật khẩu tài khoản, mã PIN ký số hoặc mã xác thực trong yêu cầu hỗ trợ.

Liên hệ qua trang hỗ trợ vBHXH. Để chọn gói hoặc gia hạn, xem bảng giá và thông tin gói dịch vụ, rồi xác nhận giá, thời hạn và phạm vi gói trước khi đăng ký. Bài hướng dẫn này không lặp lại bảng giá để tránh dùng nhầm thông tin cũ.

Tài liệu đối chiếu: thư viện hướng dẫn vBHXH của Viettel-CA và trang tải tài liệu, bộ cài vBHXH.