Cách sử dụng phần mềm vBHXH Viettel bản Online
Hướng dẫn quy trình từ đăng nhập, kiểm tra thông tin đơn vị, chọn nghiệp vụ, nhập dữ liệu, ký số đến theo dõi kết quả hồ sơ. Nội dung được trình bày theo thứ tự thao tác để người mới dễ làm theo.
1. Chuẩn bị trước khi sử dụng vBHXH Online
Chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng lập xong hồ sơ nhưng không ký được hoặc gửi nhầm thông tin. Người phụ trách nên kiểm tra các nội dung sau:
Lưu ý: trước khi đăng nhập, kiểm tra địa chỉ trang web trên thanh trình duyệt. Không nhập tài khoản, mật khẩu hoặc mã PIN Token vào trang có tên miền lạ.
2. Đăng nhập và kiểm tra thông tin đơn vị
Mở đúng địa chỉ vBHXH
Truy cập vbhxh.viettel.vn. Trường hợp tài liệu hoặc bộ phận hỗ trợ yêu cầu, có thể dùng đường dẫn vbhxh-2.viettel.vn.
Đăng nhập tài khoản
Nhập thông tin đã được cấp. Không lưu mật khẩu trên máy tính dùng chung và nên đổi mật khẩu khi thay đổi nhân sự phụ trách.
Đối chiếu hồ sơ đơn vị
Kiểm tra tên doanh nghiệp, mã số thuế, mã đơn vị BHXH, cơ quan BHXH quản lý, địa chỉ và thông tin người đại diện.
Kiểm tra danh sách lao động
Rà soát người đang tham gia, người đã giảm và các trường hợp cần điều chỉnh trước khi tạo hồ sơ mới.
3. Lập hồ sơ bảo hiểm xã hội trên vBHXH
Giao diện có thể được cập nhật theo từng thời kỳ, nhưng quy trình làm việc thường vẫn gồm các bước dưới đây.
Chọn nhóm nghiệp vụ
Chọn đúng thủ tục cần thực hiện: báo tăng, báo giảm, điều chỉnh thông tin, chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức hoặc nghiệp vụ khác.
Chọn kỳ kê khai và lao động
Kiểm tra tháng, năm áp dụng; sau đó thêm đúng người lao động vào hồ sơ. Đây là bước dễ nhầm khi đơn vị lập nhiều hồ sơ gần nhau.
Nhập dữ liệu bắt buộc
Điền mã số BHXH, họ tên, ngày sinh, mức đóng, chức danh, ngày bắt đầu hoặc kết thúc và các thông tin theo từng mẫu.
Đính kèm giấy tờ khi thủ tục yêu cầu
Đặt tên tệp dễ nhận biết, chọn đúng định dạng và kiểm tra tệp mở được trước khi đính kèm.
Kiểm tra lỗi dữ liệu
Dùng chức năng kiểm tra của phần mềm. Đọc từng cảnh báo, sửa đúng dòng bị lỗi và không bỏ qua trường bắt buộc.
Lưu hồ sơ nháp
Nên lưu trước khi ký, đặc biệt với hồ sơ có nhiều lao động. Ghi lại tên hồ sơ hoặc mã hồ sơ để dễ tìm lại.
4. Ký số và gửi hồ sơ
Cắm USB Token và mở Tool ký số trước khi bấm ký. Khi cửa sổ chọn chứng thư xuất hiện, đối chiếu tên đơn vị, mã số thuế và thời hạn chứng thư.
- Chọn đúng chứng thư số của doanh nghiệp đang kê khai.
- Nhập mã PIN trên cửa sổ của chương trình quản lý Token; không cung cấp mã PIN cho người khác.
- Chờ thông báo ký thành công rồi mới bấm gửi hồ sơ.
- Giữ nguyên trình duyệt cho tới khi hệ thống trả về trạng thái hoặc mã tiếp nhận.
- Lưu mã hồ sơ, thời gian gửi và tệp kết quả để đối chiếu khi cần.
5. Theo dõi trạng thái sau khi gửi
Sau khi gửi, người phụ trách cần theo dõi hồ sơ cho tới khi có kết quả cuối cùng. Không nên chỉ dựa vào việc đã bấm nút gửi.
| Trạng thái | Ý nghĩa thực tế | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Đã tạo / Nháp | Hồ sơ chưa được ký hoặc chưa gửi | Mở lại, kiểm tra và hoàn tất thao tác. |
| Đã ký / Đang gửi | Hệ thống đang xử lý yêu cầu gửi | Chờ phản hồi, không gửi lặp nhiều lần. |
| Đã tiếp nhận | Hồ sơ đã vào hệ thống tiếp nhận | Lưu mã hồ sơ và tiếp tục theo dõi. |
| Yêu cầu bổ sung / Từ chối | Hồ sơ có dữ liệu hoặc tài liệu cần sửa | Đọc đầy đủ lý do, sửa đúng nội dung rồi gửi lại. |
| Đã giải quyết | Hồ sơ đã có kết quả | Tải và lưu thông báo, kết quả hoặc tệp trả về. |
6. Các lỗi thường gặp và cách kiểm tra
| Lỗi | Nguyên nhân thường gặp | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Không đăng nhập được | Sai tài khoản, mật khẩu hoặc tài khoản bị khóa | Kiểm tra ký tự viết hoa, thử đặt lại mật khẩu hoặc liên hệ hỗ trợ. |
| Không nhận chữ ký số | Thiếu driver, Tool ký chưa chạy, Token lỗi kết nối | Mở trình quản lý Token, đổi cổng USB và mở lại trình duyệt. |
| Chứng thư không đúng đơn vị | Máy đang cắm nhiều Token hoặc chọn nhầm chứng thư | Đối chiếu tên tổ chức, mã số thuế và số serial chứng thư. |
| Hồ sơ báo thiếu trường | Dữ liệu lao động hoặc tờ khai chưa đầy đủ | Đọc dòng cảnh báo, quay lại đúng tab và bổ sung dữ liệu. |
| Gửi xong nhưng chưa thấy kết quả | Hồ sơ đang chờ xử lý hoặc trạng thái chưa đồng bộ | Tra cứu bằng mã hồ sơ; không tạo hồ sơ trùng khi chưa kiểm tra. |
Hướng dẫn liên quan
Câu hỏi thường gặp
vBHXH Online có phải cài phần mềm đầy đủ trên máy không?
Phần nghiệp vụ được thao tác trên trình duyệt. Tuy nhiên, để ký hồ sơ, máy tính có thể vẫn cần driver USB Token, Tool ký số và Extension tương ứng.
Có thể dùng chữ ký số của nhà cung cấp khác không?
Khả năng tương thích phụ thuộc cấu hình hệ thống và chứng thư số của đơn vị. Hãy kiểm tra Tool ký, driver Token và lựa chọn đúng chứng thư số khi ký.
Nên làm gì khi hồ sơ bị từ chối?
Đọc toàn bộ nội dung phản hồi, xác định đúng trường dữ liệu hoặc tài liệu bị yêu cầu sửa, cập nhật trên hồ sơ cũ hoặc bản sao phù hợp rồi gửi lại; tránh tạo nhiều hồ sơ trùng.
Thay người phụ trách BHXH có cần đổi tài khoản không?
Doanh nghiệp nên rà soát quyền truy cập, đổi mật khẩu và cập nhật thông tin người liên hệ để bảo đảm an toàn và không bỏ sót thông báo.
Chuẩn bị mã số thuế, ảnh lỗi và bước đang thao tác để được hướng dẫn đúng trường hợp.
0 Nhận xét