Hồ sơ thai sản, ốm đau trên vBHXH Viettel thường bị trả lại vì chọn sai nhóm chế độ, nhập lệch thời gian nghỉ hoặc thiếu chứng từ. Checklist dưới đây giúp người phụ trách BHXH chuẩn bị dữ liệu, lập mẫu 01B-HSB, ký số và theo dõi kết quả theo một quy trình thống nhất.

1. Checklist chung trước khi kê khai

• Kiểm tra mã số BHXH, họ tên, ngày sinh và đơn vị quản lý của người lao động.
• Đối chiếu thời gian nghỉ trên giấy tờ y tế với bảng chấm công và dữ liệu đã báo tăng, báo giảm.
• Xác định đúng nhóm hồ sơ: ốm đau, thai sản hoặc dưỡng sức phục hồi sức khỏe.
• Chuẩn bị thông tin tài khoản nhận trợ cấp nếu người lao động đăng ký nhận qua tài khoản cá nhân.
• Quét hoặc chụp chứng từ rõ nét, đủ trang, không mất góc và thống nhất thông tin.
• Kiểm tra chữ ký số còn hạn, công cụ ký số đang hoạt động và máy tính có kết nối mạng ổn định.

2. Hồ sơ ốm đau cần chuẩn bị gì?

Với hồ sơ ốm đau, doanh nghiệp nên kiểm tra trước hình thức điều trị. Trường hợp điều trị nội trú thường sử dụng giấy ra viện; trường hợp điều trị ngoại trú thường sử dụng giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH hoặc giấy ra viện có chỉ định nghỉ thêm. Nếu giấy tờ có sửa chữa, thông tin không khớp hoặc thời gian nghỉ bị chồng lấn, nên làm rõ trước khi kê khai.

• Giấy ra viện hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH phù hợp với hình thức điều trị.
• Thông tin đợt nghỉ: từ ngày, đến ngày, tổng số ngày đề nghị giải quyết.
• Thông tin tài khoản nhận trợ cấp của người lao động, nếu áp dụng.
• Dữ liệu để đơn vị lập Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ theo mẫu 01B-HSB.

3. Hồ sơ thai sản cần chuẩn bị gì?

Hồ sơ thai sản có nhiều tình huống: lao động nữ sinh con, lao động nam có vợ sinh con, nhận nuôi con nuôi, khám thai, sẩy thai hoặc trường hợp đặc biệt khác. Vì vậy, trước khi nhập liệu cần chọn đúng nghiệp vụ và chuẩn bị giấy tờ tương ứng.

• Thông tin người lao động và thời gian nghỉ thực tế.
• Giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng sinh theo trường hợp.
• Giấy tờ y tế liên quan nếu hồ sơ thuộc trường hợp khám thai, sẩy thai, điều trị hoặc có chỉ định chuyên môn.
• Thông tin của con, của người mẹ hoặc của người vợ khi biểu mẫu yêu cầu.
• Dữ liệu để lập mẫu 01B-HSB và thông tin nhận trợ cấp.

4. Các bước lập hồ sơ trên vBHXH Viettel

1. Đăng nhập vBHXH bằng tài khoản của đơn vị.
2. Chọn phân hệ giải quyết chế độ BHXH và chọn đúng nghiệp vụ ốm đau hoặc thai sản.
3. Tạo hồ sơ mới, chọn người lao động cần kê khai.
4. Nhập thời gian nghỉ, thông tin chứng từ và các trường dữ liệu bắt buộc.
5. Kiểm tra dữ liệu trên Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe – mẫu 01B-HSB.
6. Đính kèm chứng từ điện tử nếu thủ tục hoặc trường hợp thực tế yêu cầu.
7. Kiểm tra cảnh báo của phần mềm, ký số và gửi hồ sơ.
8. Lưu mã hồ sơ để tra cứu trạng thái và xử lý phản hồi.

5. Những lỗi khiến hồ sơ dễ bị trả lại

• Chọn nhầm loại chế độ hoặc nhầm đợt nghỉ.
• Ngày nghỉ kê khai không khớp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH hoặc giấy ra viện.
• Thông tin cá nhân, mã số BHXH hoặc tài khoản ngân hàng bị sai.
• Thiếu chứng từ, ảnh mờ hoặc tệp đính kèm không đúng định dạng.
• Ký số không thành công nhưng người dùng tưởng hồ sơ đã gửi.
• Không đọc thông báo trả về nên chậm sửa và gửi lại.

6. Kiểm tra sau khi gửi

Sau khi ký số, người dùng cần vào mục quản lý hồ sơ để xác nhận trạng thái đã gửi. Nếu hồ sơ được tiếp nhận, tiếp tục theo dõi kết quả xử lý. Nếu bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, mở nội dung phản hồi, sửa đúng trường dữ liệu hoặc chứng từ được nêu rồi ký gửi lại. Không nên tạo nhiều hồ sơ mới cho cùng một đợt khi hồ sơ cũ vẫn đang xử lý.

7. Căn cứ và nguồn đối chiếu

Theo thủ tục hành chính do BHXH Việt Nam công bố, đơn vị sử dụng lao động lập Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe theo mẫu 01B-HSB và có thể nộp qua giao dịch điện tử. Xem thông tin tại Cổng thông tin BHXH Việt Nam.