Khi người lao động nghỉ việc hoặc phát sinh trường hợp cần giảm tham gia, doanh nghiệp phải xác định đúng tháng giảm, lập dữ liệu điều chỉnh trên D02-LT, kiểm tra nghĩa vụ đóng, ký số và gửi hồ sơ. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, tiếp tục theo dõi kết quả và xác nhận đầy đủ quá trình đóng; không dừng ở trạng thái “đã gửi”.
“Báo giảm” và “chốt sổ” có liên quan nhưng không giống nhau. Báo giảm cập nhật biến động tham gia của người lao động. “Chốt sổ” là cách gọi quen thuộc của việc xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN trước khi chuyển đơn vị hoặc giải quyết quyền lợi.
Luật BHXH 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP là căn cứ xác định đối tượng, trách nhiệm đăng ký và đóng. Tên nút trên vBHXH có thể đổi theo phiên bản, nên hướng dẫn tập trung vào nghiệp vụ và dữ liệu cần kiểm soát.
Từ 03/02/2026, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý trong giải quyết chế độ. Sổ giấy chưa có trong cơ sở dữ liệu tiếp tục được cập nhật theo quy định chuyển tiếp.
Khi nào doanh nghiệp cần làm hồ sơ báo giảm?
Doanh nghiệp cần báo giảm khi quan hệ lao động chấm dứt, người lao động chuyển đơn vị hoặc phát sinh tình huống làm thay đổi việc tham gia. Ngày nghỉ, ngày chấm dứt hợp đồng, tình trạng trả lương và căn cứ đóng phải khớp hồ sơ nhân sự.
Nếu chỉ đổi lương, chức danh hoặc thông tin cá nhân mà người lao động vẫn tham gia, hãy dùng hồ sơ điều chỉnh phù hợp. Báo giảm nhầm tháng phải được điều chỉnh theo dữ liệu thực tế và phản hồi của cơ quan BHXH.
Checklist hồ sơ trước khi thao tác
- Mã số BHXH và thông tin định danh của người lao động.
- Ngày làm việc cuối cùng, ngày chấm dứt hợp đồng hoặc ngày hiệu lực quyết định.
- Tháng đề nghị giảm và lý do giảm phù hợp với hồ sơ nhân sự.
- Dữ liệu tiền lương, số tháng đã đóng và phát sinh cần điều chỉnh.
- Quyết định hoặc thỏa thuận chấm dứt để lưu và đối chiếu.
- Danh sách D02-LT đã điền đúng loại biến động.
- Tình trạng nghĩa vụ đóng của đơn vị đến thời điểm người lao động nghỉ.
- Chữ ký số, Tool ký và tài khoản nhận kết quả còn hoạt động.
Quyết định nghỉ việc hoặc thỏa thuận chấm dứt giúp đối chiếu dữ liệu. Chỉ đính kèm tài liệu khi thủ tục hoặc cơ quan BHXH yêu cầu.
Các bước báo giảm lao động trên vBHXH Viettel
- Xác định sự kiện và ngày hiệu lựcĐối chiếu hợp đồng, quyết định nghỉ, chấm công và bảng lương; phân biệt chấm dứt hợp đồng với điều chỉnh thông tin.
- Kiểm tra quá trình đóngRà soát tháng đã tham gia, tiền lương đóng và hồ sơ tăng hoặc điều chỉnh trước đó. Làm rõ mọi tháng còn thiếu.
- Chọn nhóm thủ tục điều chỉnh đóngTrên vBHXH, tìm nghiệp vụ đăng ký, điều chỉnh BHXH, BHYT, BHTN. Tên hiển thị có thể khác giữa các phiên bản.
- Lập danh sách D02-LTChọn người cần giảm, nhập đúng tháng và lý do. Nếu nhập từ tệp, kiểm tra cảnh báo từng dòng.
- Đề nghị xác nhận khi cầnNếu quy trình tách riêng bước xác nhận thời gian đóng, làm theo trạng thái hồ sơ và hướng dẫn hiện hành.
- Kiểm tra và ký sốRà soát mã số BHXH, tháng giảm, lý do và tệp kèm theo trước khi ký.
- Gửi và xử lý thông báoLưu mã hồ sơ. Khi bị yêu cầu bổ sung, sửa đúng bộ hồ sơ; tránh tạo nhiều bộ trùng.
- Đối chiếu kết quảKiểm tra tháng dừng, quá trình đóng, dữ liệu BHXH/BHTN và sổ BHXH điện tử.
Xem thêm hướng dẫn vBHXH bản Online, cài Tool ký số và Extension hoặc tải công cụ.
Doanh nghiệp chỉ nên thông báo hoàn tất cho người lao động sau khi đã nhận và kiểm tra kết quả. Nếu còn thiếu nghĩa vụ đóng, thiếu dữ liệu hoặc hồ sơ bị trả lại, quá trình xác nhận có thể chưa hoàn thành dù hệ thống đã ghi nhận một lần gửi.
Đối chiếu nghĩa vụ đóng và kết quả xác nhận
Đơn vị phải kê khai hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ đóng theo quy định. Trước và sau khi báo giảm, cần đối chiếu số phải đóng, số đã nộp, hồ sơ điều chỉnh còn treo và thông báo của cơ quan BHXH.
BHXH Việt Nam hiện công bố thời hạn xác nhận sổ không quá 05 ngày từ khi nhận đủ hồ sơ. Hồ sơ gồm 01 bộ và không thu lệ phí hành chính.
Từ 03/02/2026, sổ BHXH điện tử được tạo từ cơ sở dữ liệu theo mã số BHXH duy nhất và có giá trị pháp lý. Sổ giấy cũ chưa có trong dữ liệu vẫn được cập nhật theo quy định chuyển tiếp.
Lỗi thường gặp khi báo giảm và chốt sổ
| Lỗi | Hậu quả có thể gặp | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Chọn sai tháng giảm | Quá trình đóng thiếu hoặc thừa so với hồ sơ lao động. | Đối chiếu ngày nghỉ, bảng lương và các hồ sơ đã gửi. |
| Nhầm báo giảm với điều chỉnh | Người lao động bị dừng tham gia không đúng tình trạng thực tế. | Xác định rõ quan hệ lao động có chấm dứt hay chỉ thay đổi dữ liệu. |
| Mã số BHXH hoặc định danh sai | Hồ sơ không ghép đúng quá trình tham gia. | Tra cứu và đối chiếu với dữ liệu chính thức trước khi ký. |
| Bỏ qua hồ sơ đang bị trả lại | Đơn vị tưởng đã hoàn tất nhưng cơ quan BHXH chưa chấp nhận. | Kiểm tra biên nhận, trạng thái và nội dung yêu cầu bổ sung. |
| Chưa kiểm tra nghĩa vụ đóng | Quá trình xác nhận bị chậm hoặc dữ liệu chưa đầy đủ. | Đối chiếu số phải đóng, số đã nộp và hồ sơ điều chỉnh liên quan. |
| Tạo nhiều hồ sơ trùng | Khó theo dõi, dễ phát sinh kết quả mâu thuẫn. | Ưu tiên bổ sung hoặc sửa đúng bộ hồ sơ theo thông báo trả về. |
Có mã hồ sơ và kết quả chấp nhận; tháng giảm đúng; quá trình đóng được ghi nhận đủ; dữ liệu sổ điện tử khớp; các thông báo bổ sung đã được xử lý; hồ sơ nhân sự lưu được biên nhận và kết quả.
Liên kết nên xem tiếp
Câu hỏi thường gặp
Báo giảm lao động và chốt sổ có phải một việc không?
Hồ sơ báo giảm có dùng D02-LT không?
Thời gian xác nhận sổ BHXH là bao lâu?
Năm 2026 còn phải chốt sổ giấy không?
Nếu báo giảm nhầm tháng thì xử lý thế nào?
Nguồn đối chiếu chính thức
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP, hướng dẫn một số nội dung về BHXH bắt buộc.
- Thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng do BHXH Việt Nam công bố.
- Thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng – BHXH TP Hà Nội.
- Quy định về sổ BHXH, thẻ BHYT bản điện tử năm 2026.
Nội dung được rà soát ngày 05/09/2026. Khi có khác biệt, ưu tiên văn bản và hướng dẫn đang có hiệu lực của cơ quan BHXH.
