Báo tăng được thực hiện khi người lao động bắt đầu thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN hoặc cần bổ sung vào danh sách đơn vị quản lý. Luật BHXH 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã làm rõ thêm các nhóm tham gia bắt buộc. Trước khi nhập hồ sơ, cần kiểm tra hợp đồng, thời điểm có hiệu lực, tiền lương làm căn cứ đóng và mã số BHXH.

vBHXH Viettel hỗ trợ lập và gửi hồ sơ qua I-VAN; thành phần hồ sơ và kết quả xử lý do cơ quan BHXH quy định. Tên menu hoặc vị trí nút có thể thay đổi theo phiên bản, nên bài viết tập trung vào nghiệp vụ và dữ liệu cần kiểm tra.

Checklist trước khi lập hồ sơ báo tăng

• Mã số BHXH của người lao động, nếu đã được cấp.
• Họ tên, ngày sinh, giới tính và số định danh cá nhân khớp giấy tờ.
• Ngày bắt đầu làm việc và loại hợp đồng hoặc quyết định tuyển dụng.
• Chức danh, mức lương và các khoản làm căn cứ đóng theo quy định.
• Nơi đăng ký khám, chữa bệnh ban đầu khi hồ sơ yêu cầu.
• TK1-TS nếu tham gia lần đầu hoặc dữ liệu mã số BHXH chưa đầy đủ.
• Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn, nếu thuộc trường hợp áp dụng.
• Chữ ký số còn hiệu lực và môi trường ký hoạt động ổn định.

Nếu chưa có mã số BHXH hoặc dữ liệu chưa đồng bộ, hãy tra cứu, đối chiếu định danh và hoàn thiện TK1-TS khi cần; không tự tạo mã theo phỏng đoán.

Hồ sơ báo tăng thường dùng gồm những mẫu nào?

Có thể tham khảo bài về mẫu TK1-TS, nhưng phải ưu tiên biểu mẫu hiện hành vì ảnh giao diện cũ có thể đã thay đổi.

Các bước báo tăng lao động trên vBHXH Viettel

1. Xác định đúng người thuộc diện tham giaĐối chiếu Luật BHXH 2024, Nghị định 158/2025/NĐ-CP và tình trạng thực tế của người lao động. Không nhập tăng chỉ dựa vào việc “có tên trong bảng lương” nếu chưa kiểm tra quan hệ lao động và thời điểm phát sinh.
2. Chốt tháng bắt đầu và tiền lương làm căn cứ đóngĐối chiếu hợp đồng, quyết định tuyển dụng, ngày bắt đầu làm việc, mức lương và các khoản trả thường xuyên, ổn định có liên quan. Dữ liệu này phải thống nhất với hồ sơ nhân sự và bảng lương.
3. Chuẩn hóa hồ sơ người lao độngKiểm tra mã số BHXH, số định danh cá nhân, họ tên, ngày sinh và nơi khám chữa bệnh ban đầu. Trường hợp lần đầu tham gia hoặc thiếu dữ liệu thì chuẩn bị TK1-TS.
4. Tạo hồ sơ đăng ký hoặc điều chỉnh đóngĐăng nhập vBHXH và chọn nhóm nghiệp vụ tương ứng với đăng ký, điều chỉnh tham gia. Tên mục có thể khác giữa các phiên bản; hãy nhận diện theo nội dung thủ tục thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào tên nút.
5. Nhập người lao động vào danh sách D02-LTChọn đúng loại tăng, tháng hiệu lực và điền đủ các trường bắt buộc. Nếu nhập từ tệp, cần đọc báo cáo kiểm tra sau khi tải lên, không mặc định mọi dòng đều đã hợp lệ.
6. Đính kèm hồ sơ khi thuộc trường hợp phải bổ sungGắn TK1-TS và giấy tờ liên quan đúng người lao động. Tên tệp nên ngắn, không gây nhầm lẫn; ảnh hoặc PDF cần rõ, đủ trang và đúng chiều.
7. Kiểm tra, ký số và gửi hồ sơRà soát tổng số người, tháng tăng, mức lương, mã số BHXH và tệp đính kèm. Sau đó dùng chứng thư số hợp lệ để ký và gửi qua kênh I-VAN của vBHXH.
8. Theo dõi biên nhận và kết quảLưu mã hồ sơ hoặc biên nhận, kiểm tra trạng thái tiếp nhận, yêu cầu bổ sung và kết quả trả về. Hồ sơ “đã gửi” chưa đồng nghĩa với “đã được giải quyết”.

Xem thêm hướng dẫn vBHXH bản Online, cài Tool ký số và Extension hoặc tải công cụ vBHXH.

Những lỗi thường gặp và cách tự kiểm tra

Thời hạn, lệ phí và kết quả hồ sơ

BHXH Việt Nam công bố hồ sơ gồm 01 bộ, không thu lệ phí và có thể nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công hoặc I-VAN. Từ khi nhận đủ hồ sơ, thời hạn cấp sổ, thẻ mới không quá 05 ngày; điều chỉnh tăng tiền lương đóng không quá 03 ngày.

Thủ tục chính thức đang nêu mốc nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng. Doanh nghiệp vẫn phải đối chiếu đúng nhóm đối tượng theo Luật BHXH 2024. Thời gian xử lý chỉ tính khi hồ sơ đầy đủ.

Liên kết nên xem tiếp

“Báo giảm” và “chốt sổ” có liên quan nhưng không giống nhau. Báo giảm cập nhật biến động tham gia của người lao động. “Chốt sổ” là cách gọi quen thuộc của việc xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN trước khi chuyển đơn vị hoặc giải quyết quyền lợi.

Luật BHXH 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP là căn cứ xác định đối tượng, trách nhiệm đăng ký và đóng. Tên nút trên vBHXH có thể đổi theo phiên bản, nên hướng dẫn tập trung vào nghiệp vụ và dữ liệu cần kiểm soát.

Khi nào doanh nghiệp cần làm hồ sơ báo giảm?

Doanh nghiệp cần báo giảm khi quan hệ lao động chấm dứt, người lao động chuyển đơn vị hoặc phát sinh tình huống làm thay đổi việc tham gia. Ngày nghỉ, ngày chấm dứt hợp đồng, tình trạng trả lương và căn cứ đóng phải khớp hồ sơ nhân sự.

Nếu chỉ đổi lương, chức danh hoặc thông tin cá nhân mà người lao động vẫn tham gia, hãy dùng hồ sơ điều chỉnh phù hợp. Báo giảm nhầm tháng phải được điều chỉnh theo dữ liệu thực tế và phản hồi của cơ quan BHXH.

Checklist hồ sơ trước khi thao tác

• Mã số BHXH và thông tin định danh của người lao động.
• Ngày làm việc cuối cùng, ngày chấm dứt hợp đồng hoặc ngày hiệu lực quyết định.
• Tháng đề nghị giảm và lý do giảm phù hợp với hồ sơ nhân sự.
• Dữ liệu tiền lương, số tháng đã đóng và phát sinh cần điều chỉnh.
• Quyết định hoặc thỏa thuận chấm dứt để lưu và đối chiếu.
• Danh sách D02-LT đã điền đúng loại biến động.
• Tình trạng nghĩa vụ đóng của đơn vị đến thời điểm người lao động nghỉ.
• Chữ ký số, Tool ký và tài khoản nhận kết quả còn hoạt động.

Quyết định nghỉ việc hoặc thỏa thuận chấm dứt giúp đối chiếu dữ liệu. Chỉ đính kèm tài liệu khi thủ tục hoặc cơ quan BHXH yêu cầu.

Các bước báo giảm lao động trên vBHXH Viettel

1. Xác định sự kiện và ngày hiệu lựcĐối chiếu hợp đồng, quyết định nghỉ, chấm công và bảng lương; phân biệt chấm dứt hợp đồng với điều chỉnh thông tin.
2. Kiểm tra quá trình đóngRà soát tháng đã tham gia, tiền lương đóng và hồ sơ tăng hoặc điều chỉnh trước đó. Làm rõ mọi tháng còn thiếu.
3. Chọn nhóm thủ tục điều chỉnh đóngTrên vBHXH, tìm nghiệp vụ đăng ký, điều chỉnh BHXH, BHYT, BHTN. Tên hiển thị có thể khác giữa các phiên bản.
4. Lập danh sách D02-LTChọn người cần giảm, nhập đúng tháng và lý do. Nếu nhập từ tệp, kiểm tra cảnh báo từng dòng.
5. Đề nghị xác nhận khi cầnNếu quy trình tách riêng bước xác nhận thời gian đóng, làm theo trạng thái hồ sơ và hướng dẫn hiện hành.
6. Kiểm tra và ký sốRà soát mã số BHXH, tháng giảm, lý do và tệp kèm theo trước khi ký.
7. Gửi và xử lý thông báoLưu mã hồ sơ. Khi bị yêu cầu bổ sung, sửa đúng bộ hồ sơ; tránh tạo nhiều bộ trùng.
8. Đối chiếu kết quảKiểm tra tháng dừng, quá trình đóng, dữ liệu BHXH/BHTN và sổ BHXH điện tử.

Xem thêm hướng dẫn vBHXH bản Online, cài Tool ký số và Extension hoặc tải công cụ.

Đối chiếu nghĩa vụ đóng và kết quả xác nhận

Đơn vị phải kê khai hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ đóng theo quy định. Trước và sau khi báo giảm, cần đối chiếu số phải đóng, số đã nộp, hồ sơ điều chỉnh còn treo và thông báo của cơ quan BHXH.

BHXH Việt Nam hiện công bố thời hạn xác nhận sổ không quá 05 ngày từ khi nhận đủ hồ sơ. Hồ sơ gồm 01 bộ và không thu lệ phí hành chính.

Từ 03/02/2026, sổ BHXH điện tử được tạo từ cơ sở dữ liệu theo mã số BHXH duy nhất và có giá trị pháp lý. Sổ giấy cũ chưa có trong dữ liệu vẫn được cập nhật theo quy định chuyển tiếp.

Lỗi thường gặp khi báo giảm và chốt sổ

Liên kết nên xem tiếp