Từ ngày 01/09/2026, ngành BHXH triển khai chuyển đổi mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT sang bộ mã quản lý mới. Với đa số doanh nghiệp, mã mới có 15 ký tự theo cấu trúc mã số doanh nghiệp 10 ký tự + mã đối tượng 2 ký tự + mã loại hình 3 ký tự. Ví dụ: 0101234567DNA03. Đây không phải là mã doanh nghiệp tự đặt và cũng không phải mã số BHXH của người lao động.

Nhiều đơn vị nhìn thấy mã mới trên phần mềm rồi tự thêm “DN” hoặc ba ký tự cuối vào mã số thuế. Cách làm đó dễ sai. Phần mã sau mã số thuế do cơ quan BHXH quản lý trong cơ sở dữ liệu, phụ thuộc nhóm đối tượng và loại hình đã được gán cho đơn vị. Việc an toàn nhất là tra cứu mã đã được chuyển đổi, sau đó cấu hình đúng mã trên phần mềm đang dùng.

Minh họa cấu trúc mã đơn vị thường gặp đối với doanh nghiệp: 10 ký tự mã định danh + 2 ký tự mã đối tượng + 3 ký tự mã loại hình.

Mốc áp dụng: vì sao có nơi nói 2025, nơi nói 01/09/2026?

Căn cứ trực tiếp về cấu trúc bộ mã là Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/08/2025 của BHXH Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về bộ mã quản lý; với đơn vị cùng tham gia BHXH, BHYT, cấu trúc là ĐD – ĐT – LH.

Tuy nhiên, mốc vận hành mà đơn vị sử dụng lao động cần lưu ý là 01/09/2026. Theo thông báo triển khai của BHXH TP.HCM, thực hiện Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/08/2026 của BHXH Việt Nam, từ ngày này mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT được chuyển đổi và thay bằng bộ mã quản lý mới trên các phần mềm nghiệp vụ của ngành.

Nói ngắn gọn: công văn đã đưa ra quy tắc cấu trúc mã từ năm 2025; quá trình chuyển đổi, vận hành đồng bộ trên hệ thống được triển khai theo lộ trình từ 01/09/2026. Do vậy, đừng nhầm việc “văn bản ban hành năm 2025” với thời điểm phần mềm của doanh nghiệp đã bắt buộc hiển thị mã mới.

Quy tắc tạo mã đơn vị BHXH 15 ký tự

Đối với doanh nghiệp có mã số doanh nghiệp 10 ký tự, mã đơn vị thường được ghép theo công thức:

ĐD + ĐT + LH = 10 + 2 + 3 = 15 ký tự

Ví dụ được nêu ngay trong Công văn 1804: doanh nghiệp có mã định danh 0123456789, mã đối tượng DN, mã loại hình A03 sẽ có mã đơn vị là 0123456789DNA03.

15 ký tự không có nghĩa là mọi mã đơn vị đều dài 15 ký tự

Đây là điểm rất hay bị nói thiếu. Mã 15 ký tự là trường hợp phổ biến của doanh nghiệp có mã số doanh nghiệp 10 ký tự và có đủ ba phần ĐD–ĐT–LH. Đơn vị có quan hệ với ngân sách có thể dùng mã quan hệ ngân sách 7 ký tự cộng mã đối tượng 2 ký tự. Ví dụ trong Công văn 1804 là 1234567HC, chỉ có 9 ký tự.

Vì vậy, khi phần mềm yêu cầu nhập mã đơn vị, không nên áp dụng máy móc quy tắc “phải đủ 15 ký tự”. Hãy dùng đúng kết quả tra cứu của chính đơn vị mình.

Ba điều cần hiểu đúng để không nhập sai mã

1. Mã đơn vị mới không phải mã số BHXH của người lao động

Mã đơn vị dùng để nhận diện tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý đối tượng trong giao dịch BHXH, BHYT, BHTN. Mã số của người lao động là một câu chuyện khác. Trong lộ trình chuyển đổi dữ liệu, số định danh cá nhân/CCCD được sử dụng thay cho mã số BHXH của người tham gia; người lao động nước ngoài không có CCCD Việt Nam vẫn dùng mã số BHXH đã được cấp theo hướng dẫn của hệ thống.

2. Không tự đoán hai ký tự ĐT và ba ký tự LH

Hai ký tự ĐT và ba ký tự LH không phải phần để kế toán tự lựa chọn theo cảm tính. ĐT được BHXH quản lý theo nhóm đối tượng tham gia BHYT; LH được quản lý theo dữ liệu loại hình sản xuất, kinh doanh. Nếu doanh nghiệp có thay đổi ngành nghề, loại hình, cơ quan quản lý hoặc dữ liệu đăng ký chưa khớp, mã hiển thị trên hệ thống có thể cần được BHXH cập nhật trước khi kê khai tiếp.

Công văn 1804 dẫn chiếu Quyết định 27/2018/QĐ-TTg để xác định mã loại hình trong bộ mã. Hiện hệ thống ngành kinh tế quốc gia đã có văn bản thay thế, nhưng với mã BHXH đang vận hành, doanh nghiệp không nên tự suy ngược mã LH từ danh mục mới. Hãy lấy đúng mã do phần mềm BHXH hoặc cơ quan BHXH trả về.

3. Mã cũ chưa biến mất ngay trong một ngày

Chuyển đổi được thực hiện tập trung và đồng bộ theo lộ trình. Trong thời gian chuyển tiếp, hệ thống hỗ trợ tra cứu mã cũ và mã mới để tránh gián đoạn nghiệp vụ. Nếu kết quả tra cứu của cơ quan BHXH vẫn hiển thị mã cũ, đơn vị tiếp tục dùng mã đang được hệ thống chấp nhận; không tự thêm ký tự để “đổi” mã.

Căn cứ pháp lý áp dụng

• Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/08/2025 của BHXH Việt Nam: quy định bộ mã quản lý đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN; với đơn vị cùng tham gia BHXH, BHYT có cấu trúc ĐD–ĐT–LH.
• Kế hoạch 3115/KH-BHXH ngày 13/08/2026 của BHXH Việt Nam: kế hoạch chuyển đổi mã số BHXH sang số định danh cá nhân/CCCD và bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ.
• Thông báo triển khai của BHXH TP.HCM: xác định mốc thực hiện chuyển đổi từ 01/09/2026, nêu nguyên tắc tự động, không làm thay đổi lịch sử hồ sơ và không phát sinh thủ tục hành chính khi dữ liệu đã đầy đủ, chính xác.
• Quyết định 27/2018/QĐ-TTg là văn bản được Công văn 1804 viện dẫn cho mã loại hình sản xuất, kinh doanh. Có thể xem văn bản gốc tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Lưu ý pháp lý: Không có quy định của Luật BHXH 2024 nói rằng mọi “mã đơn vị BHXH bắt buộc phải có 15 ký tự”. Độ dài 15 ký tự là kết quả của cấu trúc quản lý ĐD–ĐT–LH trong trường hợp doanh nghiệp có mã định danh 10 ký tự. Nêu đúng bản chất này sẽ giúp bài viết và hồ sơ nghiệp vụ tránh sai ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nên làm gì khi đổi mã?

1. Rà soát tên đơn vị, mã số thuế, người đại diện, ngành nghề và CCCD của người lao động trên hồ sơ đang quản lý.
2. Tra cứu mã đơn vị tại cổng tra cứu đơn vị tham gia BHXH; chọn tỉnh/thành, cơ quan BHXH, nhập mã số thuế và mã xác nhận. Đơn vị mới chưa có mã có thể xem hướng dẫn đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu.
3. Nếu đã hiển thị mã mới, cập nhật đúng mã đó trong phần mềm kê khai và kiểm tra lại danh sách lao động trước khi gửi hồ sơ. Xem thêm hướng dẫn sử dụng vBHXH Viettel bản Online nếu cần kiểm tra thông tin đơn vị trước khi ký, gửi.
4. Nếu chưa có mã mới hoặc dữ liệu không khớp, liên hệ cơ quan BHXH nơi đang quản lý. Không lập hồ sơ bằng một mã tự ghép; khi cần điều chỉnh dữ liệu trên phần mềm, xem hướng dẫn thay đổi thông tin đơn vị trên vBHXH.

Báo giá phần mềm BHXH Viettel khi đơn vị đang chuyển mã

Việc đổi mã do cơ quan BHXH thực hiện; phần mềm không thể tự “cấp” mã đơn vị. Tuy vậy, đơn vị đang chuyển sang mã mới thường cần một công cụ kê khai ổn định để nhập đúng mã, đồng bộ lao động, ký số và theo dõi tình trạng hồ sơ. Phần mềm vBHXH Viettel hỗ trợ lập và gửi hồ sơ BHXH điện tử, quản lý hồ sơ tập trung và hỗ trợ cài đặt công cụ ký số.

Bảng giá dưới đây đã gồm VAT 8% theo bảng giá vBHXH Viettel hiện hành. Giá phụ thuộc số lượng lao động, thời hạn sử dụng và việc đăng ký mới hay gia hạn. Gói phần mềm vBHXH riêng chưa gồm chữ ký số; các gói combo đã gồm chữ ký số Viettel-CA. Nhân viên sẽ xác nhận lại gói và số tiền trước khi thanh toán.

1. Phần mềm vBHXH riêng – áp dụng đăng ký mới và gia hạn

Giá đã gồm VAT 8%; gói này không bao gồm chữ ký số.

2. Combo chữ ký số Viettel-CA + vBHXH – đăng ký mới

Giá đã gồm chữ ký số Viettel-CA, USB Token, phần mềm vBHXH và VAT 8%.

Nếu chữ ký số cũng sắp hết hạn, có thể chọn combo chữ ký số Viettel-CA + vBHXH thay vì mua từng dịch vụ. Khi cần báo giá chính xác, chỉ cần gửi mã số thuế, số lượng lao động, thời hạn đang dùng và ảnh thông báo lỗi (nếu có). Bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra gói phù hợp trước khi khách hàng thanh toán.

Trường hợp đã cập nhật đúng mã nhưng chưa ký hoặc gửi được hồ sơ, hãy kiểm tra lại Tool ký và Extension trước. Bài hướng dẫn cài Tool ký số và Extension vBHXH sẽ giúp kiểm tra từng bước trên Chrome hoặc Cốc Cốc.

Hotline tư vấn & đăng ký: 0962.72.0000 · 097.44.88.221 · 0987.193.999. Khi cần hỗ trợ, hãy gửi mã số thuế và ảnh lỗi hoặc thông báo đang hiển thị trên phần mềm; kỹ thuật sẽ dễ kiểm tra tình trạng mã cũ/mã mới hơn là chỉ gửi tên công ty.

Câu hỏi thường gặp

Mã đơn vị BHXH mới có phải luôn bằng mã số thuế không?

Không. Với doanh nghiệp, 10 ký tự đầu thường là mã số doanh nghiệp/mã số thuế, nhưng mã đơn vị đầy đủ còn có mã đối tượng và mã loại hình. Vì vậy mã mới thường dài 15 ký tự.

Doanh nghiệp có phải nộp hồ sơ xin cấp lại mã chỉ vì đổi sang mã 15 ký tự không?

Không phải trong trường hợp dữ liệu đơn vị đã đầy đủ và chính xác. Lộ trình chuyển đổi do cơ quan BHXH thực hiện tập trung, tự động. Chỉ khi dữ liệu sai hoặc thiếu, đơn vị mới cần phối hợp cập nhật thông tin.

Đang dùng mã cũ thì có gửi hồ sơ điện tử được không?

Được, nếu hệ thống tra cứu hoặc phần mềm nghiệp vụ vẫn đang chấp nhận mã cũ trong giai đoạn chuyển tiếp. Khi hệ thống đã trả về mã mới, nên chuyển sang dùng mã mới để tránh lỗi không tìm thấy đơn vị hoặc không đồng bộ được lao động.

Có thể lấy mã số thuế rồi tự thêm “DN” và mã ngành để tạo mã BHXH không?

Không nên. Cách ghép chỉ giúp hiểu cấu trúc, không thay thế kết quả cấp và quản lý trên cơ sở dữ liệu BHXH. Chỉ cần sai mã ĐT hoặc LH, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc không nhận diện đúng đơn vị.

Nguồn tham khảo

• Công văn 1804/BHXH-QLT của BHXH Việt Nam.
• Thông báo triển khai chuyển đổi từ 01/09/2026 của BHXH TP.HCM.
• Tra cứu đơn vị tham gia BHXH – BHXH Việt Nam.
• Quyết định 27/2018/QĐ-TTg trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Website là kênh tư vấn và hỗ trợ dịch vụ vBHXH Viettel, không phải Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam. Giá, VAT và điều kiện áp dụng cần được đối chiếu lại tại trang báo giá trước khi thanh toán.